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就活に役立つブログ

2019.09.25

「もしもし」はNG!就活での電話の受け方のマナー!

こんにちは!就職支援サイト「キャリアの実」の編集担当です!

就活をしていると、面接の合格連絡や次の面接の日程調整などで、企業から電話がかかってくることがあります。

どうせなら、最高の受け答えをして、人事の人のイメージアップを図っちゃいましょう!

おざなりな電話対応をして余計な減点をされないためにも、電話を受けるときのマナーを説明しますよ!

電話を受ける前のマナー!

自分からかけるときとは違って、心の準備ができていない状態で電話に出ることになります‥。
だからこそ、急な電話でもちゃんと対応ができるように、覚えておいた方がいいマナーを紹介します!

電話に出るときは3コール以内!

企業から電話がきたときは、なるべく早く電話に出ましょう。
3コール以内に電話に出ることがビジネスマナーです。

でも、就活生は学業優先なので常に電話を待っているわけにもいかないので、かかってきたのがわかったらできるだけ早く電話に出るように心掛けましょう!

もし、3コール以上経ってから電話に出たときは「お待たせして申し訳ございません」の一言を添えましょう。

筆記用具とスケジュール帳を持ち歩く習慣を!

筆記用具とスケジュール帳は素早く手元に用意しましょう。

企業からの電話は面接の日程や変更事項など、大事な要件の場合がほとんどなので、日頃から筆記用具とスケジュール帳を持ち歩く習慣をつけましょう。

電話が終わった後、覚え違いや忘れてしまうことがないように、必ずメモをとりましょう!

「もしもし」は禁止!

「もしもし」と電話に出るのは就活中はマナー違反です!
知らない番号から電話がかかってくると、不審に思い自分の名前を名乗らない人が多いです‥。

企業からの電話の可能性を念頭にいれておいて、就活中に知らない番号から着信があったときは「はい、〇〇(名前)です。」名前を名乗るようにしましょう!
自分の名前を名乗ることで電話が繋がっていることの確認と、間違い電話でないことも確認できます。

電話に出られない場合は必ず折り返す!

企業からの着信が残っていた場合は、できるだけ当日中に折り返し連絡しましょう!

知らない番号だからといって放っておいたらダメです!
電話に出ることができない時間帯は留守番電話設定にしておきましょう。

相手が言った内容を復唱確認を意識!

人事の人から次回の面接の日時や場所、必要な持ち物などを伝える電話がかかってきたとき、みなさんはどのような応対をしていますか?
「はい」「わかりました」などの相槌を打つだけで終わらせてませんか?

「1日(いちにち)」と「7日(しちにち)」などの間違いをなくすためにも、相手の言った内容は復唱しましょう!
電話に慣れていないと慌ててしまって聞き間違えるのは、社会人になってもよくあることです‥。

静かな場所に移動する!

現在地がうるさくて、会話が聞き取れなかったら元も子もありません!

電話をとって回答しながらでもいいので、静かな場所に移動しましょう。
もし近くにあるのならば、大きなビルやホテルのロビーを使わせてもらうといいですよ!

電話をとってからのマナー!

「電話を受ける前のマナー」が整ったら、電話をとってからのマナーです!

名乗る

「はい、〇〇(名前)です」

企業からの電話にはできるだけ明るい声で答えましょう!

感謝&承諾

「ありがとうございます!ぜひ、二次面接を受けさせていただければと思います。」

面接・面談・説明会の案内をされたら「ありがとうございます!」と元気よく感謝を伝えましょう!

そして、「ぜひ、(相手からの提案)をさせていただければと思います」と承諾しましょう。

日程の調整

相手から日程を提示されて問題がなければ

「はい、そちらの日程でお願いいたします。」

日程の都合が悪ければ

「あいにく、そちらの日は都合が悪く、参加できません。誠に恐縮ですが、他の日程をお願いできないでしょうか。」

「あいにく」をつけて断って、他の日を伺いましょう!

復唱して確認

「かしこまりました。〇月〇日に御社の1Fの受付ですね。」

伝え間違いがないように、日時・場所・持ち物などの大事な要件は、こっちから復唱しましょう!

挨拶

「本日はお電話いただきありがとうございました。」

忙しい中、電話をしてもらった感謝の気持ちを伝えましょう!

電話を切る

「では、失礼いたします。」

相手が電話を切るのを確認してからこっちも電話を切るのがマナーです!

折り返す前に

いろいろな理由で企業からの電話をとれなかったときは、なるべく早めに折り返すようにしましょう!
でも、その前に確認しなくてはいけないことがあります!

メールや留守番電話はきているか

着信履歴があれば、留守番電話かメールでのメッセージが残されている場合があります。

その内容に大事な要件が入っているかもしれませんから、それを確認してから折り返しの電話をしましょう!

筆記用具とスケジュール帳を用意

折り返しの電話をかける際も、もちろん筆記用具とスケジュール帳を用意しましょう!

重要な用件は必ずメモを取って、復唱確認が大事です。

折り返す時間帯

午前中なら10:00~12:00、午後だったら14:00~16:00が、なるべく業務が落ち着いてる時間帯です!

電話を折り返すなら、業務がひと段落していて話しやすい時間帯にするのがマナーです。

折り返すときの電話の流れ

挨拶~名乗り

「お忙しいところ、恐れ入ります。私、〇〇大学の〇〇(フルネーム)と申します」

要件

「先ほど〇〇様からお電話をいただいたので、折り返しご連絡させていただきました」

取り次ぎ

「恐れ入りますが、〇〇課の〇〇様をお願いできますでしょうか」

相手に挨拶

「〇〇様、お忙しいところ恐れ入ります。先ほどお電話いただきました。〇〇大学の〇〇と申します」

お詫びと相手の都合を確認

「先ほどはお電話をいただきましたが、すぐにすぐに出ることができず失礼いたしました。ただ今、お時間よろしいでしょうか」

要件を聞いて復唱

「〇月〇日の〇時に御社の〇階ロビーですね。かしこまりました」

挨拶して電話を切る

「お忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼いたします」

 

相手がいなかった場合

折り返しの電話をしたときに相手がいなかった場合の話し方

1・まずは相手が戻る時間を確認

自分「〇〇様は何時ごろ、お戻りでしょうか」

2.・戻る時間がわかったケース

自分「ありがとうございます。では、その時間にあらためてお電話させていただきます」

3・何時に戻るかわかったけど本人から連絡すると言われたケース

自分「ありがとうございます。では、〇時にこちらからお電話させていただきます」

かけ直すと言われても、こっちからその時間にもう一度かけると言いましょう。

4・戻る時間がわからないとき

自分「ありがとうございます。またお電話させていただきます」

 

まとめ

「もしもし」はNG!就活での電話の受け方のマナー!いかがだったでしょうか?

就活における企業からの電話の正しい受け方をするには、まずビジネスマナーを知りましょう。
でも、実際に電話がかかってきたら緊張してうまく話せないと思います‥。

何度か実際に口に出して話す練習を繰り返しましょう!
企業から電話があったときは、マナーを守った正しい受け答えで、好印象を与えましょう!

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