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「いらっしゃいますでしょうか」はアウト!就活での電話のかけ方のマナー!

こんにちは!就職支援サイト「キャリアの実」の編集担当です!

就活生のみなさんは、社会人の人との電話は緊張しますよね‥。

今回は、「就活での電話のかけ方のマナー!」として就活生が電話をかける際の間違えやすいマナーや言葉遣いを紹介していきますよ!

就活生以外の人も、電話やビジネスシーンで正しい言葉遣いができているかチェックしましょう。

電話をかける前のマナー!

就職活動で採用担当者と直接電話でやりとりをすることは結構あります。
電話でのマナーも合格不合格の判断に影響を与える可能性があります!
採用担当者はどんな状況からでも就活生を見て、合否の判断をします‥。

今から解説する電話のマナーを守れば採用担当者のイメージも良くなって、就職活動をスムーズに進めることが可能になるはずです!

話す内容を前もってまとめておく!

電話で話す内容を事前にまとめておくのはイメージを左右しかねないぐらいにとても重要です。
最近はメールで連絡をとることが多い社会人ですが、メールだけではなく確認の意味での電話というケースが社会人になってからもあります。

「メールではなく実際に電話をかけてくるということは、大事な用事」だと思って相手の企業は電話を受けると思います。
そのときに、伝えたい内容が簡潔にまとめられていて丁寧な内容なら、印象がかなり良くなるでしょう!
逆に長すぎる内容だったり、全体的に何を伝えたいか分からない内容だと良くないイメージを持たれてしまいます‥。

メモの準備をしておく!

日程調整などで電話をするとメモを取らないといけない場面もあります。
憶えておけば大丈夫なんて、自分の記憶力を過信して取返しのつかないことになっても知りませんよ!

もし面接の日時や会場を忘れてしまったら、そこで選考が終わってしまうかもしれません‥。
そんなことにならないためにも、電話をかけるときは常にメモを取る準備をしておきましょう!
大事なことはメモを取り、電話を切る前にメモの情報をこちらから復唱して、誤りがないか確認しましょう。

周りが静かな状況で電話をかける

自宅で周りに家族がいたり、外出先から電話をするときに注意したいのは外部の音です!

自分は相手の声が聞こえたとしても、相手にはこっちの声が聴こえないかもしれません‥。
聴きにくいだけでも印象が悪くなるかもです。
なのでできるだけ静かな場所で話しましょう!

とくに志望度の高い会社に電話をするのなら、大きなビルやホテルのロビーを使わせてもらうといいですよ!

電話をかけてはいけない時間帯!

相手の忙しい時間を避けて電話をかけることが社会人として守るべきマナーです!

始業前(9:00以前)

本人はもちろん、取り次ぐ人もいないので会社の業務が始まる前に電話をかけても意味がありません‥。
一般的な始業時間の9:00(会社によっては8:00)前の電話は避けましょう。

始業付近の時間帯(9:00~10:00)

始業したばかりの時間帯(9;00~10:00)は、朝礼・メールチェック・ミーティング・業務整理などで忙しいです‥。
邪魔にならないよう電話は控えましょう!

昼食時(12:00~14:00)

昼食時(12:00~14:00)は、お昼休憩に出ていてつかまらないことが多いでしょう‥。
しかも休憩の邪魔をしてしまう場合もあるので避けましょう!

終業前(16:00~18:00)

この時間帯は、その日の業務の取りまとめ、追い込みなどで忙しい可能性が高いのでNGです!

終業後(18:00以降)

そもそも会社にいません‥。

電話をかけていい時間帯!

10:00~12:00

始業時のタスクもひと通り終わって、ある程度余裕のある時間帯です。

14:00~16:00

休憩も終わって一息ついてる時間帯です。
繫がりやすくて、向こうの負担にならない場合が多いです!

指定の時間帯

相手の方から「〇〇時~〇〇時にかけてほしい」と言われてるときは、当然のことですが守りましょう!

就業時間内で電話をするのにオススメの時間帯は「午前中」です!

午後は外出したり、遅めのランチを取ってる可能性も‥。
逆に午前中はデスクにいる可能性が高くて、最悪会社にいなくても伝言を残しておけばその日中に伝わる可能性が高いからです!

※人事から電話があって折り返す場合はお昼や夜でも?
就活の採用シーズンは企業の人事も残業が多くて、日中でもセミナーや面接で捕まりにくいです。
ついでに朝(11:00まで)は「おはようございます」、夜遅いとき(就業時間以降)は「夜分遅くに恐れ入ります」と最初に言うのを忘れずに!

 

電話が繫がってからのマナー!

ポイントはまず最初に自分の名前と大学名を伝えて、今電話でお話しをしても大丈夫かどうか相手の都合を聞きましょう。
そしてOKならば、まずは電話をかけた要件を結論から伝えましょう!
そのときは分かりやすくハッキリと話しましょうね。

最初に挨拶&名乗り

まず最初に

「お忙しいところ、恐れ入ります」

と挨拶。「恐れ入ります」が使いにくいのなら、「失礼致します」でも大丈夫ですよ!

次に

「〇〇大学の〇〇(フルネーム)と申します。はじめまして。お忙しいところ恐れ入ります。」

と名乗りましょう!

2回目からは

「〇〇大学の〇〇(フルネーム)と申します。先日はありがとうございました。」

できるだけ明るくハキハキした声で、良い第一印象を作りましょう!

担当者に取り次いでもらう

担当者が電話に出るとは限らないので、誰に用事があるのかを伝えて取り次いでもらいましょう。
その際に簡潔に用件も伝えます。

「〇〇の件でお電話いたしました。〇〇部〇〇課の〇〇様にお取り次ぎいただけないでしょうか?」

部署名や課名に、名前もフルネームで聞いておけば取り次ぎがスムーズです。

相手が不在だった場合は

「〇〇様は何時頃お戻りでしょうか。その時間に改めさせていただきます。」

取り次ぎの人にいつ戻ってくるかを聞きましょう。

相手の都合を確認

相手が名乗ったら

「〇〇様でいらっしゃいますね」

復唱確認!

「わたくし〇〇大学の〇〇です。」

ともう一度名乗りましょう!

「ただいまお時間よろしいでしょうか?」

と相手の都合を確認しましょう。

復唱とお礼

大事なことはメモをとって復唱しましょう!

最後にも会話の中で決まったことをもう一度復唱すれば誤解を防げます!

内容を確認したら

「では、◯月◯日に御社の1Fですね。本日はお忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼致します」

とお礼を言いましょう。

最後は相手が電話を切るまで待ってください。
相手が電話を切ったら、こちらも切りましょう。

相手は忙しい身で、1人にだけ時間をかけることはできません。
「まず名乗る」→「挨拶」→「要件」の順番で簡潔に述べましょう。

電話をかける際に間違えやすい言葉遣い!

~様でございますね

ビジネス・電話での言葉遣いのポイント
〇「~様でいらっしゃいますね」
X「~でございますね」

 
電話口で会社名や名前を伺った後に使いがちな「~でございますね」。

「~でございます」は丁寧な言い方ではありますが、自分→相手への敬意を示した尊敬語には実はならないので不適切な言葉遣いです!

相手に対してちゃんと敬意を払うなら、「〇〇様ですね」の尊敬語の「〇〇様でいらっしゃいますね」を使いましょう!

「~でございますね」の言葉遣いの注意
「~でございます」は相手への敬意にならない

 

「~はおられますでしょうか?」「~はいらっしゃいますでしょうか?」

ビジネス・電話での言葉遣いのポイント
〇「〇〇様はいらっしゃいますか?」「〇〇様へお取り次ぎ願えますか?」
X「〇〇様はおられますか?」「〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?」

 

パッと見正しいように思える「おられますか」「いらっしゃいますでしょうか」という言い方。

とくに「いらっしゃいますでしょうか」という言葉遣いは電話だけではなく、実際の会話でも言ってしまいがちなので気を付けましょう!

「いらっしゃいますでしょうか」は、「です」と「ます」が重複した二重敬語でNGという意見もあれば、一般的な言葉遣いだからOKという意見もあります。

気になるなら「〇〇様はいらっしゃいますか?」「〇〇様へお取り次ぎ願えますか?」と聞くのが良いです!

地方によっては「〇〇様はおられますか?」が使用されている例もあるので、気を付けましょう!

「いらっしゃいますか?」「おられますでしょうか?」の言葉遣いの注意
「です」と「ます」が重複した二重敬語の場合も

 

まとめ

「いらっしゃいますでしょうか」はアウト!就活での電話のかけ方のマナー!いかがだったでしょうか?
相手の顔が見えない電話では、声のトーン、話し方などで印象が決まってしまいます。
電話は緊張して上手く話せなくて苦手な人でも、事前の準備と確認をすれば落ち着いて対応できます!

電話をかけるときのマナーをしっかり確認して、良いイメージを持ってもらい内定を手に入れましょう!